CRM и «Новая Почта»: как автоматизировать доставку, статусы и возвраты без ручной рутины

Доставка – одна из самых частых точек ошибок в интернет-магазине. Неправильные данные получателя, забытая ТТН, пропущенный возврат. В результате – задержки, недовольные клиенты и потерянные деньги.

Связка CRM и Новая Почта позволяет убрать ручные операции и сократить количество ошибок. Если процессы настроены правильно, отправка и статусы контролируются прямо из системы.

Что стоит автоматизировать в связке CRM + Новая Почта

Первое – создание ТТН. Номер формируется автоматически на основе данных из заказа. Менеджеру не нужно заполнять десятки полей вручную.

Второе – выбор отделения или адреса. Данные подтягиваются из списка, что снижает риск ошибок в индексе или городе.

Третье – статусы доставки. Информация о перемещении посылки обновляется системой. Команда видит, где находится отправление, без входа в кабинет перевозчика.

Четвертое – уведомления клиенту. Покупатель получает номер ТТН, смс со статусом заказа и может отслеживать свою покупку самостоятельно.

Пятое – контроль возвратов. Программа фиксирует и дает сигнал, когда посылка не получена или возвращена отправителю.

В keyCRM вся эта информация видна внутри карточки заказа. Отправки создаются без перехода в другие сервисы.

Как выглядит отправка заказа из CRM: пошаговый сценарий

Сценарий простой.

Поступает заказ. В карточке уже есть данные получателя. Менеджер нажимает кнопку создания ТТН. Система формирует накладную и присваивает номер.

Далее статусы доставки обновляются автоматически. Если посылка получена, сделка закрывается. Если клиент не забрал товар, программа фиксирует возврат.

Все этапы видны в одном окне. Нет необходимости переключаться между вкладками и кабинетами.

Что получает магазин и отдел поддержки от автоматизации

Главное преимущество – меньше ручного ввода.
Это снижает риск ошибок в указании фамилии, номера телефона или отделении.

Второй плюс – скорость.
Создание отправки занимает секунды. Менеджер  может сразу ответить клиенту, где находится его товар.

Третий фактор – прозрачность.
Руководитель видит, сколько отправок в пути, сколько возвратов и где возникают проблемы.

Автоматизация доставки экономит время команды и уменьшает нагрузку на команду.

Типичные сценарии, которые можно автоматизировать

Наложенный платеж. Система фиксирует оплату и обновляет статус заказа.

Частичный отказ. Если клиент забрал не весь товар, данные корректируются без пересчетов вручную.

Повторная отправка. Новая ТТН создается из той же карточки.

Обмен товара. Возврат и повторная доставка фиксируются в истории заказа.

Такие сценарии часто вызывают путаницу, когда работаешь без системы. В CRM процесс отправки автоматизирован, поэтому риск ошибки минимален. 

Контроль доставки и аналитика возвратов

CRM позволяет отслеживать сроки доставки и процент возвратов. Можно увидеть проблемные направления или товары, от которых чаще всего отказываются.

Аналитика помогает понять, где теряется прибыль и какие процессы нужно улучшить.

Если возвратов слишком много, это повод проверить описание товара или работу менеджеров. 

Что настроить в первую очередь, чтобы увидеть результат

Чтобы быстро получить эффект от интеграции с Новой Почтой, важно настроить не только создание ТТН, но и весь цикл отправки: 

• подключить интеграцию с Новой Почтой через API и проверить корректность данных отправителя;
• настроить автоматическое создание ТТН прямо из карточки заказа;
• задать шаблоны отправки, чтобы не заполнять одни и те же поля вручную;
• включить печать документов: ТТН, реестров и сопроводительных форм из системы;
• настроить автоматическое обновление статуса заказа при изменении статуса отправки;
• включить отслеживание отправлений и контроль возвратов в карточке клиента.

Когда статусы доставки синхронизируются с заказом, система обновляет информацию автоматически. Руководитель видит, какие отправки в пути, какие задержаны и какие возвращены.

Интеграция с Новой Почтой в keyCRM — это не просто создание накладной. Это полный цикл: от подключения перевозчика до отслеживания возвратов и печати документов без перехода в сторонние сервисы.

Попробуйте keyCRM без оплаты до 30 дней и оцените, как автоматизация отправок сокращает ручную работу, ускоряет процесс и снижает количество возвратов.